Klient chce wyższy limit kupiecki albo dłuższy termin płatności. Zanim zgodzisz się finansować kolejne dostawy, warto sprawdzić także jego rozliczenia z ZUS. Od 1 listopada 2026 r. przepisy pozwolą uzyskać te informacje bezpośrednio z Zakładu, elektronicznie i bezpłatnie, za zgodą klienta.
Dla zarządu i działu finansowego to okazja do uporządkowania zasad przyznawania odroczonych płatności. Trzeba ustalić, kiedy sięgamy po dane, kto ocenia wynik i jak przekłada się on na warunki współpracy.
Nowe uprawnienie dla przedsiębiorców
Nowy art. 50 ust. 28–31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje dostęp do określonych danych płatnika, w tym okresu rozliczeniowego i stanu rozliczeń składek pobieranych przez ZUS. Przedsiębiorca będzie mógł korzystać z nich w zakresie niezbędnym do oceny sytuacji finansowej i gospodarczej kontrahenta. Ustawa nie nakazuje sprawdzania każdego klienta.
Podstawa: ustawa z 12 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1413
Zgoda klienta musi odpowiadać planowanej weryfikacji
Zgoda może zostać przekazana przez klienta firmie sprawdzającej, która dołączy ją do wniosku, albo bezpośrednio ZUS. Trzeba prawidłowo wskazać jej odbiorcę i sprawdzić umocowanie osoby działającej za klienta.
Art. 50 ust. 30 stanowi: „Zgoda, o której mowa w ust. 28, uprawnia do jednorazowego dostępu do danych.”
W praktyce oznacza to potrzebę obsługi kolejnych zgód przy ponownej weryfikacji. Formularz można powiązać z umową lub procesem poprzedzającym przyznanie limitu. Miejsce formularza trzeba dobrać do tego, kiedy firma rzeczywiście sprawdza klienta.
Zaświadczenie od klienta jako druga ścieżka
Można również poprosić klienta o aktualne zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek. Klient uzyskuje je we własnym imieniu, a firma sprawdza przedstawiony dokument. W tym wariancie nie występuje o cudze dane w nowym trybie.
ZUS udostępnia narzędzie do weryfikacji wydanych zaświadczeń. Warto ustalić dopuszczalny wiek dokumentu i pamiętać, że potwierdza on stan na określony dzień.
Wynik sprawdzenia powinien prowadzić do decyzji
Informacja o zaległościach wymaga wyjaśnienia i oceny w kontekście planowanej transakcji. Brak zaległości nie daje pewności, że klient zapłaci kolejną fakturę. Znaczenie mają także historia współpracy, pozostałe dane finansowe i proponowana skala kredytowania.
Najwięcej pytań pojawia się wtedy, gdy wynik sprawdzenia budzi zastrzeżenia. Czy można zażądać przedpłaty? Ograniczyć limit? Wstrzymać następne dostawy? Odpowiedź zależy m.in. od zawartej umowy i etapu współpracy. Wewnętrzna procedura nie tworzy sama w sobie uprawnień wobec klienta.
Dlatego zasady weryfikacji warto połączyć z postanowieniami umowy oraz sposobem zatwierdzania wyjątków. Dział sprzedaży i finanse powinny wiedzieć, kto podejmuje decyzję oraz jakie dokumenty trzeba zachować.
Wdrożenie weryfikacji ZUS w Twojej firmie
Pomagam firmom przygotować dokumentację i zasady korzystania z informacji ZUS przy sprzedaży z odroczoną płatnością. Zakres wdrożenia dopasowuję do obecnych umów i sposobu pracy zespołu. Może obejmować:
- uzupełnienie procedury sprawdzania klientów o dwa warianty: zgodę na uzyskanie danych lub zaświadczenie przedstawione przez klienta;
- formularz zgody dostosowany do firmy i momentu przeprowadzania weryfikacji;
- postanowienia umowy lub warunków sprzedaży dotyczące dokumentów, limitu kupieckiego i reakcji na ustalone ryzyka;
- instrukcję dla sprzedaży i finansów, kartę weryfikacji oraz zasady dostępu do danych i ich przechowywania;
- omówienie dokumentów z osobami, które będą stosować je na co dzień.
Otrzymujesz dokumenty przygotowane do przyjęcia w firmie i jasny podział czynności. Możemy oprzeć pracę na Twojej obecnej procedurze, aby uwzględnić sposób zatwierdzania limitów i obiegu umów.
Zleć przygotowanie dokumentacji
Napisz, że chcesz wdrożyć sprawdzanie klientów w ZUS. Wskaż, czy masz już procedurę weryfikacji i wzór umowy oraz kto w firmie zatwierdza odroczone płatności. Na tej podstawie zaproponuję zakres, termin i stałe wynagrodzenie przed rozpoczęciem pracy.
Kontakt: kontakt@legal-point.org • Mińsk Mazowiecki i obsługa online w całej Polsce.
Więcej o pozostałych obszarach: sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy