Polityka przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Adw. Beata Rogowska-Prus Kancelaria Adwokacka, działająca pod nazwą BRP Legal Point, NIP 8222176436, e-mail: beata.rogowska-prus@adwokatura.pl, dalej „Kancelaria” lub „Administrator”. Pełne dane identyfikacyjne i zawodowe są dostępne na stronie Dane usługodawcy.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się na podany wyżej adres e-mail.

2. Użytkownicy strony

Zakres i cele

Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, data i czas żądania, adres odwiedzonej podstrony, źródło wejścia oraz informacje o błędach. Dane te służą zapewnieniu działania, bezpieczeństwa i diagnostyki strony.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznym udostępnianiu strony, zapobieganiu nadużyciom i ustalaniu lub obronie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Analityka i reklamy

Jeżeli na stronie zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub pomiaru reklam, technologie analityczne i reklamowe zostaną aktywowane dopiero po wyrażeniu zgody. Podstawą dostępu do informacji na urządzeniu jest art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej, a przetwarzania danych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w każdej chwili przez „Ustawienia cookies” w stopce strony głównej. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

3. Kontakt e-mail i zapytania o usługę

W przypadku kontaktu e-mail Kancelaria może przetwarzać imię i nazwisko, dane firmy, dane kontaktowe, treść korespondencji, ogólną kategorię zlecenia i nazwę drugiej strony. Celem jest odpowiedź na zapytanie, sprawdzenie konfliktu interesów, przedstawienie warunków usługi i podjęcie działań przed zawarciem umowy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba działa we własnym imieniu, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontaktuje się jako reprezentant albo pracownik podmiotu. Dane mogą być też przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli wymaga tego obowiązek prawny lub zawodowy.

Nie przesyłaj poufnych dokumentów przed potwierdzeniem możliwości przyjęcia zlecenia. Samo zapytanie nie oznacza powstania relacji adwokat–klient ani przyjęcia sprawy.

4. Rezerwacja konsultacji, spotkanie online i płatność

Rezerwacje są obsługiwane w zewnętrznym systemie rezerwacji online. W tym procesie mogą być przetwarzane: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, NIP i dane do faktury, ogólny temat konsultacji, nazwa drugiej strony, wybrany termin, strefa czasowa oraz dane techniczne i atrybucyjne.

Informacje o spotkaniu mogą być synchronizowane z kalendarzem elektronicznym, a link do rozmowy tworzony przez system wideokonferencji. Płatność obsługuje zewnętrzny operator płatności. Kancelaria nie otrzymuje pełnych danych karty; otrzymuje informację o statusie płatności, kwocie, płatniku i danych potrzebnych do rozliczenia.

Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz ochrony przed roszczeniami i organizacji pracy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dostawcy systemu rezerwacji, kalendarza, wideokonferencji i płatności przetwarzają dane zgodnie z własnymi warunkami i politykami prywatności, odpowiednio do roli pełnionej w danym procesie. Informacje o aktualnie wykorzystywanych dostawcach i zasadach przetwarzania są dostępne w interfejsie rezerwacji lub płatności, a także na żądanie skierowane do Kancelarii.

5. Klienci, kontrahenci i osoby związane ze zleceniem

W związku z wykonywaniem pomocy prawnej Kancelaria może przetwarzać dane klientów i ich reprezentantów, pracowników, kontrahentów, członków organów, pełnomocników oraz innych osób występujących w dokumentach lub sprawie. Zakres zależy od zlecenia i może obejmować dane identyfikacyjne, kontaktowe, gospodarcze, finansowe, zawodowe, dane z rejestrów i dokumentów, a wyjątkowo także szczególne kategorie danych lub dane dotyczące naruszeń prawa.

Podstawą jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, obowiązki prawne i zawodowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz prawnie uzasadniony interes związany z wykonaniem zlecenia, komunikacją i ochroną roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Szczególne kategorie danych mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 9 ust. 2 lit. f RODO — albo na innej właściwej podstawie.

Dane objęte są tajemnicą adwokacką zgodnie z właściwymi przepisami i zasadami wykonywania zawodu.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom zapewniającym hosting strony, pocztę elektroniczną, kalendarz i wideokonferencje, rezerwacje, płatności, księgowość, bezpieczeństwo IT, archiwizację i obsługę techniczną. W granicach niezbędnych do wykonania zlecenia dane mogą być udostępniane współpracującym prawnikom, notariuszom, doradcom podatkowym, tłumaczom, biegłym, dostawcom podpisu lub przesyłek, a także sądom, urzędom i innym uprawnionym organom.

Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane niezbędne do swojej roli oraz jest związany właściwymi obowiązkami poufności, umową lub przepisami prawa.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazywanie odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innej właściwej podstawy stosowanej przez danego dostawcę.

Informację o zastosowanym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z Kancelarią lub zapoznając się z polityką właściwego dostawcy.

8. Okres przechowywania

• dane techniczne strony — przez okres niezbędny do bezpieczeństwa i diagnostyki, zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu;
• dane z zapytań, które nie doprowadziły do współpracy — co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że dłuższy okres jest potrzebny do wykazania przebiegu komunikacji, sprawdzenia konfliktu lub ochrony roszczeń;
• dane rezerwacji — przez okres wykonania usługi, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe i rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane i dokumentacja związane z wykonywaniem zawodu adwokata — zgodnie z właściwymi przepisami i zasadami wykonywania zawodu, co do zasady przez 10 lat od zakończenia zlecenia;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości jej uzyskania.

9. Prawa osób

W granicach wynikających z RODO osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Zakres niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z tajemnicy adwokackiej, obowiązków prawnych lub ochrony praw innych osób.

Żądanie można przesłać na beata.rogowska-prus@adwokatura.pl. Osoba może także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania, rezerwacji, płatności, wystawienia faktury lub wykonania zlecenia. Brak danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

Kancelaria nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania w tym znaczeniu. Narzędzia reklamowe mogą tworzyć grupy odbiorców dopiero po zgodzie, zgodnie z zasadami ich dostawców.

11. Marketing bezpośredni

Informacje handlowe lub marketing bezpośredni przy użyciu poczty elektronicznej, telefonu albo innych środków komunikacji elektronicznej mogą być kierowane po uzyskaniu uprzedniej zgody wymaganej przez art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej, chyba że właściwy przepis pozwala na kontakt bez takiej zgody. Zgodę można w każdej chwili wycofać.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, sposobu działania strony lub wykorzystywanych dostawców. Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest publikowana na tej stronie.