Split payment w 2027 r. – kiedy chroni przedsiębiorcę przed zapłatą VAT za kontrahenta?

1. Czym jest split payment i jak działa obecnie?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) polega na rozdzieleniu należności wynikającej z faktury na dwie części:

• kwotę netto, która trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy;
• kwotę VAT, która trafia na specjalny rachunek VAT sprzedawcy.

Nabywca wykonuje jeden przelew, posługując się specjalnym komunikatem przelewu udostępnianym przez bank. Nie musi samodzielnie wykonywać dwóch płatności.

Środki zgromadzone na rachunku VAT pozostają własnością przedsiębiorcy, ale możliwość dysponowania nimi jest ustawowo ograniczona. Mogą być wykorzystywane między innymi do zapłaty określonych zobowiązań publicznoprawnych oraz VAT wynikającego z faktur zakupowych.

Mechanizm ten jest uregulowany przede wszystkim w art. 108a–108d ustawy o VAT.

Kiedy split payment jest obowiązkowy?

Co do zasady obowiązkowy MPP dotyczy transakcji spełniających łącznie następujące warunki:

1. Faktura opiewa na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto.
2. Obejmuje przynajmniej jeden towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
3. Transakcja jest dokonywana pomiędzy podatnikami, w zakresie objętym ustawowymi zasadami MPP.

Przykładem są określone roboty budowlane, wyroby stalowe czy części i urządzenia wymienione w załączniku nr 15.

Przy obowiązkowym MPP sprzedawca powinien odpowiednio oznaczyć fakturę. Nieprawidłowe rozliczenie transakcji może skutkować sankcjami podatkowymi.

Kiedy split payment jest dobrowolny?

W pozostałych przypadkach podatnik może dobrowolnie zastosować MPP, jeżeli płatność spełnia warunki przewidziane ustawą, w szczególności dotyczy faktury z wykazaną kwotą VAT, rozliczanej odpowiednim przelewem w PLN.

Dobrowolne stosowanie MPP jest jednym z instrumentów ograniczających ryzyko podatkowe.

2. Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?

Ustawą z 4 września 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270) ustawodawca rozszerzył art. 105a ustawy o VAT na wybrane usługi wymienione w nowym załączniku nr 16.

Dotychczas mechanizm odpowiedzialności solidarnej dotyczył wskazanych ustawowo towarów. Po zmianie obejmie również określone usługi niematerialne i profesjonalne.

Nie oznacza to, że nabywca odpowie automatycznie za każdy VAT niezapłacony przez usługodawcę.

Odpowiedzialność może powstać, jeżeli nabywca wiedział lub miał uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że podatek od transakcji nie zostanie zapłacony.

Ustawodawca odwołuje się przy tym do okoliczności transakcji, takich jak warunki odbiegające od normalnych realiów rynkowych czy cena nieuzasadnienie niższa od wartości rynkowej.

W praktyce znaczenie będą miały zatem nie tylko dokumenty księgowe, ale również okoliczności zawarcia umowy, sposób wyboru kontrahenta oraz informacje dostępne nabywcy.

3. Jakie usługi obejmie nowa odpowiedzialność solidarna?

Nowy załącznik nr 16 obejmuje 12 grup usług określonych według PKWiU.

O zakwalifikowaniu usługi decyduje jej rzeczywisty charakter i właściwe grupowanie PKWiU, a nie sama nazwa faktury czy postanowienia umowy. Nie każda usługa określana potocznie jako „doradcza”, „techniczna” lub „IT” musi mieścić się w załączniku nr 16.

4. Limity 15 000 zł i 50 000 zł – kiedy nabywca ponosi ryzyko?

Nowelizacja wprowadza szczególne wyłączenie odpowiedzialności dotyczące usług.

Co do zasady odpowiedzialność solidarna nie obejmuje nabycia usług udokumentowanego fakturą o wartości poniżej 15 000 zł brutto.

Od tego wyłączenia przewidziano jednak istotny wyjątek.

Jeżeli łączna wartość netto usług objętych załącznikiem nr 16, nabywanych od jednego usługodawcy w danym miesiącu, przekroczy 50 000 zł, wyłączenie odpowiedzialności dla faktur poniżej 15 000 zł nie znajdzie zastosowania.

Przykład

Przedsiębiorca korzysta z usług jednej firmy informatycznej. W danym miesiącu otrzymuje pięć faktur, każda na 12 300 zł brutto (10 000 zł netto).

Łączna wartość usług wynosi 50 000 zł netto. Nie przekracza zatem miesięcznego limitu ustawowego.

Jeżeli jednak w tym samym miesiącu pojawi się szósta faktura na taką samą kwotę, łączna wartość wyniesie 60 000 zł netto.

Wówczas nabywca nie będzie mógł powołać się na wyłączenie odpowiedzialności oparte wyłącznie na wartości poszczególnych faktur.

Nie oznacza to jeszcze automatycznego powstania odpowiedzialności. Nadal konieczne będzie spełnienie pozostałych przesłanek ustawowych.

Uwaga: próg 15 000 zł jest liczony brutto dla faktury, natomiast próg 50 000 zł netto odnosi się do łącznej wartości wskazanych usług od jednego usługodawcy w miesiącu. Odpowiedzialność może więc dotyczyć również regularnych, stosunkowo niewielkich faktur.

5. Czy split payment zabezpiecza przed odpowiedzialnością za VAT kontrahenta?

Tak. Art. 105a ust. 3 pkt 6 przewiduje wyłączenie odpowiedzialności solidarnej w przypadku zapłaty za towary lub usługi z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Jest to jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za szerszym stosowaniem dobrowolnego MPP.

Przedsiębiorca nie musi samodzielnie ustalać, czy kontrahent odprowadził podatek wykazany na fakturze. Może natomiast odpowiednio zorganizować sposób płatności, aby ograniczyć ryzyko własnej odpowiedzialności.

Należy pamiętać, że ochrona wynikająca z MPP dotyczy konkretnego reżimu odpowiedzialności. Split payment nie legalizuje fikcyjnych transakcji, nie zastępuje weryfikacji rzeczywistego wykonania usługi i nie eliminuje wszystkich możliwych konsekwencji podatkowych.

Nie powinien być również utożsamiany z bezwarunkową gwarancją prawa do odliczenia podatku naliczonego.

6. Jakie procedury firmy powinny wdrożyć przed 1 stycznia 2027 r.?

Procedura 1. Identyfikacja usług objętych nową regulacją

Pierwszym krokiem powinien być przegląd kategorii zakupowych oraz stałych umów z dostawcami usług.

Przedsiębiorca powinien ustalić:

• które usługi kwalifikują się do załącznika nr 16;
• jakie wartości mają faktury wystawiane przez poszczególnych dostawców;
• które umowy generują regularne płatności;
• czy stosowany system księgowy umożliwia identyfikację i oznaczanie takich transakcji.

Procedura 2. Kontrola miesięcznego limitu 50 000 zł netto

Nie wystarczy kontrolować wartości pojedynczej faktury.

W przypadku usług wymienionych w załączniku nr 16 konieczne jest również monitorowanie łącznej wartości zakupów od jednego dostawcy w danym miesiącu.

Warto rozważyć wprowadzenie automatycznego ostrzeżenia w systemie księgowym po osiągnięciu określonego progu wartości zakupów.

Procedura 3. Zasada stosowania dobrowolnego split payment

Rekomendowanym rozwiązaniem może być przyjęcie wewnętrznej zasady, zgodnie z którą faktury za usługi objęte załącznikiem nr 16, o wartości co najmniej 15 000 zł brutto, są co do zasady opłacane z zastosowaniem MPP, jeśli spełniają warunki techniczne i prawne jego stosowania.

W przypadku faktur poniżej 15 000 zł warto stosować MPP również wówczas, gdy suma miesięcznych zakupów od jednego usługodawcy przekracza 50 000 zł netto lub można przewidywać przekroczenie tego progu.

Jest to rekomendacja ostrożnościowa, a nie nowy ustawowy obowiązek stosowania MPP.

Procedura 4. Weryfikacja kontrahentów

Przed zawarciem umowy, a następnie okresowo, warto weryfikować podstawowe dane kontrahenta, w szczególności:

• dane rejestrowe w KRS lub CEIDG;
• status podatnika VAT;
• numer rachunku rozliczeniowego w wykazie podatników VAT, jeżeli ma on zastosowanie do danej płatności;
• zgodność rodzaju świadczonych usług z przedmiotem działalności i okolicznościami transakcji;
• sygnały wskazujące na nietypowe lub ekonomicznie nieuzasadnione warunki współpracy.

Weryfikacja nie powinna mieć charakteru wyłącznie formalnego. Istotne jest dokumentowanie okoliczności, które mogą świadczyć o zachowaniu należytej staranności.

Procedura 5. Zmiany w umowach z usługodawcami

W nowych umowach warto przewidzieć postanowienia umożliwiające nabywcy:

• stosowanie mechanizmu podzielonej płatności;
• weryfikowanie danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia faktury;
• uzyskanie informacji o zmianie statusu podatkowego lub rachunku bankowego usługodawcy;
• wstrzymanie płatności na zasadach określonych umową, gdy kontrahent nie dostarczy danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia.

Sama klauzula o stosowaniu split payment nie zastępuje jednak rzeczywistego dokonania płatności w tym mechanizmie.

7. Czy odpowiedzialność obejmie również dotychczasowe umowy?

Tak, może objąć także transakcje realizowane na podstawie umów zawartych wcześniej.

Art. 3 nowelizacji przewiduje stosowanie nowych przepisów do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od dnia wejścia w życie nowych regulacji.

Nie decyduje więc wyłącznie data zawarcia umowy ani sama data wystawienia faktury.

Przedsiębiorcy powinni przeanalizować także aktualnie wykonywane umowy o obsługę księgową, reklamową, informatyczną, kadrową czy doradczą, jeżeli obowiązek podatkowy związany z usługami powstanie od 1 stycznia 2027 r.

8. Co grozi za brak nowych procedur?

Brak wewnętrznej procedury dotyczącej MPP nie stanowi samodzielnego naruszenia art. 105a ustawy o VAT.

Ryzyko powstaje jednak na poziomie konkretnych transakcji.

Jeżeli usługodawca nie zapłaci należnego podatku, a nabywca wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że do tego dojdzie, organ podatkowy może dochodzić od nabywcy odpowiedniej części zaległości podatkowej usługodawcy, o ile nie zachodzi ustawowe wyłączenie odpowiedzialności.

W takim sporze istotne może być to, czy nabywca dysponuje dokumentami potwierdzającymi rzeczywisty charakter usługi, zasadność warunków handlowych i sposób przeprowadzenia weryfikacji kontrahenta.

Podsumowanie. Co przedsiębiorca powinien zrobić przed 2027 r.?

Nowelizacja art. 105a ustawy o VAT wymaga przede wszystkim zmiany podejścia do rozliczania usług niematerialnych.

Przedsiębiorca powinien zidentyfikować usługi wymienione w nowym załączniku nr 16, sprawdzić wysokość i częstotliwość płatności na rzecz poszczególnych dostawców, a następnie ustalić, w jakich przypadkach będzie stosował dobrowolny split payment.

W praktyce warto połączyć trzy elementy: prawidłową kwalifikację usług, monitorowanie limitów oraz odpowiednio zaprojektowany proces realizacji płatności.

Problemem nie musi być sama niezapłacona przez kontrahenta kwota VAT. Problemem może okazać się brak możliwości wykazania, że przedsiębiorca prawidłowo ocenił ryzyko transakcji i skorzystał z dostępnych mechanizmów ochronnych.

Przegląd procedur i dokumentacji firmy

Obsługa może obejmować przegląd zasad współpracy z dostawcami, umów i obiegu dokumentów oraz przygotowanie uzgodnionych zmian. Prace prowadzę z uwzględnieniem organizacji księgowości i decyzji osób odpowiedzialnych za płatności.

Zakres projektu, termin i wynagrodzenie określam przed rozpoczęciem pracy. Pierwszy kontakt służy poznaniu potrzeb firmy i ustaleniu materiałów do analizy.

Zakres obsługi regulacyjnej