Usługa została wykonana, termin płatności minął, a na koncie nadal nie ma pieniędzy. Chcesz przypomnieć o fakturze, zachować dobrą relację z klientem i nie poświęcać kolejnych dni na sprawdzanie, czy „przelew już wyszedł”.
Dobry monit do kontrahenta wskazuje fakturę, zaległą kwotę, rachunek i konkretną datę zapłaty. Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące monitu oraz sytuacji, w których warto przygotować formalne wezwanie do zapłaty.
Czym jest monit o zapłatę
Monit to przypomnienie o zaległej płatności. W codziennej współpracy najczęściej ma postać krótkiego maila. Sprawdza się zwłaszcza przy pierwszym opóźnieniu, gdy kontrahent nie kwestionuje rozliczenia, a przyczyną może być przeoczenie.
O skutkach wiadomości decyduje jej treść. Także mail zatytułowany „przypomnienie” może stanowić wezwanie do wykonania zobowiązania. Jeżeli termin płatności nie został określony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, zastosowanie może mieć art. 455 k.c., z uwzględnieniem przepisów szczególnych. [1]
Co sprawdzić przed wysłaniem wiadomości
Najpierw upewnij się, że żądasz właściwej kwoty od właściwego podmiotu. Sprawdź wpłaty, korekty, uzgodniony termin i sposób rozliczenia. Sama data wpisana na fakturze nie zawsze odpowiada ustaleniom umownym.
Do monitu wpisz:
- nazwę firmy zobowiązanej do zapłaty i dane nadawcy;
- numer faktury oraz krótkie wskazanie usługi, dostawy lub zamówienia;
- kwotę pozostałą do zapłaty po uwzględnieniu wpłat i korekt;
- pierwotny termin płatności oraz konkretną datę oczekiwanej zapłaty;
- rachunek bankowy i tytuł przelewu;
- prośbę o potwierdzenie przelewu albo informację o przyczynie braku płatności.
Dołącz fakturę lub przypomnij jej dane identyfikacyjne i sposób udostępnienia. Przy kilku zaległościach przygotuj krótkie zestawienie. Odbiorca powinien móc sprawdzić rozliczenie bez przeszukiwania wielotygodniowej korespondencji.
Dlaczego treść monitu zależy od sytuacji
Inaczej wygląda pierwsze przypomnienie o przeoczonej fakturze, a inaczej korespondencja po kilku niedotrzymanych obietnicach zapłaty. Znaczenie mają wcześniejsze ustalenia, aktualne saldo i to, czy kontrahent zgłasza zastrzeżenia.
Przed przygotowaniem pisma warto ustalić, czy sprawa dotyczy samego opóźnienia, czy sporu o wykonanie umowy. Ta różnica wpływa na treść korespondencji i wybór dalszych działań.
Jak wysłać monit i zachować dowody
Wyślij wiadomość na adres używany do rozliczeń lub wskazany w umowie. Jeżeli piszesz do opiekuna handlowego, dołącz właściwą osobę z księgowości, o ile masz jej służbowy kontakt. Zachowaj wysłaną wiadomość, załączniki i odpowiedzi.
Z art. 61 k.c. wynika znaczenie dotarcia oświadczenia do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Sam zrzut folderu „wysłane” nie zawsze rozstrzygnie spór o doręczenie. Przy formalnym wezwaniu uwzględnij też zasady komunikacji z umowy. [1]
Co zrobić gdy kontrahent nie odpowiada
Po upływie wskazanej daty sprawdź rachunek i skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za płatności. Jeżeli kontrahent obiecuje przelew telefonicznie, poproś o potwierdzenie konkretnej daty mailem.
Kolejny kontakt powinien uwzględniać dotychczasową korespondencję i rzeczywistą możliwość podjęcia zapowiadanych działań. Powtarzające się przypomnienia warto zastąpić oceną dokumentów i ustaleniem dalszego sposobu prowadzenia sprawy.
Jeżeli odpowiedź dotyczy wad usługi, potrącenia albo braku odbioru, potrzebna jest ocena tych zarzutów. Kolejne przypomnienie z tym samym tekstem nie wyjaśni sporu.
Przy braku reakcji, powtarzających się niedotrzymanych obietnicach lub istotnej kwocie przejdź do oceny dokumentów i dalszych działań. Zobacz także: Jak napisać wezwanie do zapłaty, gdy kontrahent nie płaci.
Wzór wezwania do zapłaty z instrukcją za 39 zł brutto
Chcesz samodzielnie przygotować formalne pismo po bezskutecznym monicie? Przygotowałam jeden wzór do typowych niezapłaconych faktur B2B za towary lub usługi, wraz z materiałami ułatwiającymi jego użycie.
- edytowalny wzór wezwania w Wordzie;
- przykład wypełnienia na fikcyjnych danych;
- instrukcja uzupełnienia i wskazówki dotyczące wysyłki;
- lista dokumentów, które warto zachować na wypadek sporu.
Cena pakietu: 39 zł brutto, płatność jednorazowa. Sprzedaż online jest w przygotowaniu. Pakiet nie obejmuje indywidualnej analizy ani wysłania wezwania przez kancelarię. Jeśli kontrahent kwestionuje dług, opisz sprawę przed zakupem.
Odsetki i rekompensata przy zaległej fakturze
W typowej transakcji handlowej między przedsiębiorcami, po spełnieniu świadczenia i braku zapłaty w umówionym terminie, odsetki za opóźnienie mogą przysługiwać bez wcześniejszego monitu. Podstawą jest art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. [2]
Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. stawka ustawowych odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych wynosi 13,75% rocznie, gdy dłużnikiem nie jest publiczny podmiot leczniczy. Dla takiego podmiotu wynosi 11,75%. Stawkę dobierz do rodzaju należności i okresu opóźnienia. [3]
Przy spełnieniu przesłanek art. 10 tej ustawy przysługuje również rekompensata za koszty odzyskiwania należności: [2]
| Wartość świadczenia pieniężnego | Równowartość rekompensaty |
|---|---|
| Do 5 000 zł włącznie | 40 euro |
| Powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| Od 50 000 zł | 100 euro |
Kwotę przelicza się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia. To rekompensata związana z transakcją, z uwzględnieniem zasad dotyczących płatności częściowych; nie dolicza się jej za każdy wysłany monit. [2]
W pierwszym mailu możesz skoncentrować się na kwocie faktury. Gdy dochodzisz także odsetek lub rekompensaty, pokaż je oddzielnie i sprawdź podstawę wyliczenia. Nie każda należność pomiędzy firmami podlega ustawie o transakcjach handlowych.
Czy monit zabezpiecza przed przedawnieniem
Samo wysłanie monitu lub wezwania nie przerywa biegu przedawnienia. Znaczenie może mieć m.in. uznanie roszczenia przez dłużnika albo właściwa czynność przed sądem wskazana w art. 123 k.c. Nie zakładaj, że wymiana maili wystarczy. [1]
Jeśli należność jest stara albo nie znasz terminu przedawnienia, sprawdź go przed wysłaniem kolejnego przypomnienia. Rodzaj umowy może decydować o terminie, który masz na podjęcie skutecznych działań.
Obsługa niezapłaconych należności
Prowadzę sprawy związane z niezapłaconymi należnościami: od oceny dokumentów i przygotowania wezwania, przez uzgodnione negocjacje, po reprezentację w sporze. Dobór kolejnych działań zależy od podstawy roszczenia, reakcji kontrahenta i sytuacji sprawy.
Po analizie otrzymujesz rekomendację dalszego postępowania. W powierzonym zakresie przygotowuję dokumenty i prowadzę korespondencję, informując o postępie oraz kwestiach wymagających Twojej decyzji.
W pierwszym kontakcie wystarczy kwota, termin płatności i informacja, czy kontrahent kwestionuje należność. Zakres etapu, wynagrodzenie i termin pracy ustalam przed rozpoczęciem zlecenia.
Podstawy prawne
[1] Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny; ELI DU/1964/93, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795. Art. 61, 123, 455 i 481. Tekst ujednolicony Kancelarii Sejmu z 16 października 2026 r. Tekst w ELI / Sejm.
[2] Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych; ELI DU/2013/403, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790. Art. 2–4, 6–8, 10 i 11. Tekst w ELI / Sejm.
[3] Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 22 czerwca 2026 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych; M.P. 2026 poz. 642, ELI MP/2026/642. Tekst w ELI / Sejm.