Dobra wiadomość: kary za naruszenia KSeF mogą zostać przesunięte na 1 stycznia 2028 r. Tak przewiduje projekt ustawy — druk nr 3245. To jeszcze nie obowiązujące prawo. Obecnie uchwalony termin to 1 stycznia 2027 r. Projekt nie odracza samego obowiązku korzystania z KSeF.
Warto wykorzystać ten czas na sprawdzenie umów. Nawet poprawnie wystawiona faktura nie rozwiązuje wszystkich problemów z rozliczeniem.
Faktura w systemie, a firma czeka na e-mail
W umowie zapisano: „14 dni od otrzymania faktury”. Faktura jest już w KSeF, ale pracownik nadal czeka na PDF.
Co do zasady faktura odbierana przez KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF. Późniejsze pobranie dokumentu nie przesuwa tej daty. Jeżeli umowa wiąże z otrzymaniem faktury termin zapłaty, może to mieć znaczenie dla oceny opóźnienia. Podstawa: art. 106na ust. 3 ustawy o VAT.
Jakie klauzule warto sprawdzić?
- Fakturowanie i powiadomienia — czy oprócz KSeF kontrahent ma przesyłać e-mail i jakie znaczenie ma brak wiadomości.
- Termin płatności — od jakiego zdarzenia jest liczony i czy wszystkie dokumenty mówią o tym tak samo.
- Protokoły i załączniki — jak przekazywać dokumenty potrzebne do rozliczenia i powiązać je z fakturą.
- Błędy i korekty — jak zgłaszać niezgodności oraz kiedy wpływają one na zapłatę.
- Awaria systemu — jak strony mają postępować, gdy standardowy obieg faktur nie działa.
Nie wystarczy dowolnie przesunąć w umowie momentu „otrzymania faktury”. Przepisy ograniczają takie ustalenia, podobnie jak wydłużanie terminów płatności. Podstawa: art. 7–9 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Czy potrzebujesz aneksu?
Nie każda umowa wymaga zmiany. Przegląd jest szczególnie wskazany, gdy płatność zależy od papierowego oryginału, PDF-a na konkretnej skrzynce albo zatwierdzenia faktury przez pracownika.
Znaczenie ma też Twoja rola: dostawca chce otrzymać zapłatę na czas, a nabywca potrzebuje możliwości sprawdzenia rozliczenia.
Uporządkuj rozliczenia w swojej firmie
W BRP Legal Point sprawdzam umowy pod kątem KSeF i przygotowuję potrzebne poprawki. W uzgodnionym zakresie otrzymujesz ocenę ryzyk, zmienione klauzule lub aneks oraz krótką instrukcję ich stosowania.
Napisz w sprawie przeglądu umów
Wskaż rodzaj współpracy i to, czy jesteś dostawcą, czy nabywcą. Przed rozpoczęciem pracy ustalimy zakres, termin i wynagrodzenie.
adw. Beata Rogowska-Prus | BRP Legal Point
Źródła: projekt — druk 3245, ustawa o VAT, art. 106na, ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom, art. 7–9.