10 błędów w umowach między firmami, które mogą kosztować więcej niż ich przygotowanie

1. Brak odpowiedzi na zamówienie uznajesz za brak zgody

Stały kontrahent przesyła zamówienie. Nie potwierdzasz go, ponieważ nie masz wolnych mocy produkcyjnych. Zakładasz, że realizacja nie została uzgodniona. Kontrahent po upływie terminu oczekuje dostawy i powołuje się na karę za jej brak.

Art. 68² KC może nadać milczeniu skutek przyjęcia oferty. Dotyczy to przedsiębiorcy, który otrzymał ofertę w ramach swojej działalności od osoby pozostającej z nim w stałych stosunkach gospodarczych i nie odpowiedział niezwłocznie. Nie każde zamówienie i nie każda wcześniejsza współpraca spełnią te przesłanki. Trzeba zbadać również umowę ramową i uzgodnioną procedurę zamawiania. [1]

Jeżeli umowa została skutecznie zawarta, brak realizacji może uruchomić odpowiedzialność, w tym prawidłowo zastrzeżone kary. Sama obecność kary w przesłanym pliku nie przesądza jeszcze o jej obowiązywaniu. Przedmiotem sporu może być jednocześnie to, czy przyjęto zamówienie i jakie warunki stały się wiążące. W umowie warto świadomie ustalić sposób potwierdzania zamówień oraz skutki braku odpowiedzi.

2. Kara umowna ogranicza odszkodowanie, którego oczekujesz

Przykładowo: kara za określone naruszenie wynosi 20 tys. zł, a powstała szkoda — 150 tys. zł. Przedsiębiorca zakłada, że będzie dochodził całej szkody. Dopiero przy przygotowaniu roszczenia okazuje się, że umowa nie przewiduje odszkodowania ponad karę.

Art. 484 § 1 KC co do zasady wyłącza odszkodowanie przewyższające zastrzeżoną karę, chyba że strony postanowiły inaczej. Klauzula, która miała zabezpieczać wierzyciela, może więc ograniczyć wysokość jego roszczenia za dane naruszenie. Dla drugiej strony może być korzystnym elementem uzgodnionego podziału ryzyka. [1]

Nie oznacza to jednak, że dłużnik może sam zdecydować: zapłacę karę i nie wykonam umowy. Art. 483 § 2 KC nie pozwala mu w ten sposób zwolnić się z zobowiązania bez zgody wierzyciela. Osobnej oceny wymaga też szkoda wyrządzona umyślnie — art. 473 § 2 KC ogranicza swobodę wyłączania odpowiedzialności w tym zakresie. Dlatego trzeba czytać łącznie karę, odszkodowanie uzupełniające, limity odpowiedzialności i rodzaj naruszenia. [1]

3. Zastrzegasz karę za brak zapłaty faktury

Wpisujesz wysoką karę za każdy dzień opóźnienia w płatności. Jej wysokość wygląda przekonująco, ale przy dochodzeniu należności samo nazwanie sankcji karą umowną nie zapewni jej skuteczności.

Art. 483 § 1 KC pozwala zastrzec karę za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Kara bezpośrednio zabezpieczająca zapłatę ceny lub wynagrodzenia nie spełnia tej przesłanki. Dla opóźnienia w zapłacie właściwym instrumentem są odsetki, z uwzględnieniem przepisów mających zastosowanie do danej transakcji. [1]

Skutek błędu może być dotkliwy: firma planuje odzyskać znaczną kwotę z kary, której zastrzeżenie jest nieważne. Nie traci przez to automatycznie należności głównej, ale założenia dotyczące zabezpieczenia płatności okazują się błędne.

4. Twoje OWU nie stały się częścią umowy

Ogólne warunki umów zawierają limit odpowiedzialności, procedurę reklamacyjną i korzystne zasady rozliczeń. Kontrahent otrzymuje je dopiero z fakturą. Gdy powstaje spór, firma powołuje się na postanowienia, które niekoniecznie go wiążą.

Art. 384 KC co do zasady wymaga doręczenia wzorca przed zawarciem umowy; przewiduje także wyjątek związany ze zwyczajem posługiwania się wzorcami. Wersję elektroniczną trzeba udostępnić wcześniej w sposób umożliwiający jej przechowywanie i odtwarzanie. Znaczenie mają więc moment udostępnienia, dostępna wersja i dowód wykonania tej czynności. [1]

Samo posiadanie poprawnie napisanego regulaminu nie rozwiązuje problemu. Jeżeli nie został skutecznie włączony do umowy, firma może stracić możliwość korzystania z zabezpieczeń zapisanych wyłącznie w tym dokumencie.

5. Prawo odstąpienia nie ma terminu wykonania

Umowa przewiduje, że możesz od niej odstąpić, ale nie określa, do kiedy. Traktujesz tę klauzulę jako możliwość zakończenia niekorzystnej współpracy. Problem pojawia się po wysłaniu oświadczenia, gdy kontrahent twierdzi, że nadal masz obowiązek wykonywać umowę.

Art. 395 § 1 KC wymaga oznaczenia terminu wykonania umownego prawa odstąpienia. Pominięcie tego elementu w konstrukcji opartej na tym przepisie może oznaczać nieważność zastrzeżenia. Trzeba przy tym odróżnić je od ustawowych podstaw odstąpienia oraz klauzuli związanej z niewykonaniem zobowiązania w ściśle określonym terminie, o której mówi art. 492 KC. [1]

Nieskuteczne odstąpienie może nie zakończyć umowy. Jeżeli na tej podstawie zaprzestaniesz jej wykonywania, powstaje ryzyko roszczeń drugiej strony. Liczy się treść i podstawa klauzuli, a nie samo wystąpienie w niej słowa „odstąpienie”.

6. Akceptujesz wyłączenie rękojmi bez oceny skutków

Kupujesz urządzenie do firmy. W umowie znajduje się krótkie zdanie o wyłączeniu rękojmi. Uznajesz je za standard, ponieważ sprzedawca zapewnia, że sprzęt jest sprawny i objęty gwarancją.

Art. 558 KC pozwala stronom co do zasady rozszerzyć, ograniczyć albo wyłączyć rękojmię. W typowej transakcji między profesjonalnymi uczestnikami obrotu takie wyłączenie może być skuteczne. Ustawa przewiduje jednak m.in. bezskuteczność wyłączenia lub ograniczenia, gdy sprzedawca podstępnie zataił wadę. [1]

Gwarancja nie jest automatycznie równoważnym zastępstwem rękojmi. Jej zakres może być węższy, a uprawnienia kierowane do innego podmiotu. Wyłączenie rękojmi nie przesądza również o wszystkich pozostałych roszczeniach. Przed zakupem trzeba ustalić, z jakiej ochrony rezygnujesz, co rzeczywiście otrzymujesz w zamian i czy inne klauzule nie ograniczają dodatkowo odpowiedzialności sprzedawcy.

7. Zastrzegasz własność towaru, ale pomijasz datę pewną

Wydajesz towar z odroczonym terminem płatności. Umowa stanowi, że własność pozostaje przy Tobie do czasu zapłaty. Czujesz się zabezpieczony — aż do chwili, gdy o majątek kupującego zaczynają upominać się jego wierzyciele.

Z art. 590 § 1 KC wynika, że przy wydaniu rzeczy zastrzeżenie własności powinno być stwierdzone pismem. Dla skuteczności wobec wierzycieli kupującego pismo musi mieć datę pewną. Zwykła data wpisana w nagłówku umowy nie jest tym samym co data pewna w rozumieniu art. 81 KC. [1]

Pominięcie tego wymagania może sprawić, że zabezpieczenie nie zadziała wobec wierzycieli właśnie w sytuacji, dla której miało być ustanowione. Weryfikacji wymaga także to, czy zastrzeżenie w ogóle zostało uzgodnione — jednostronny dopisek na fakturze może nie wystarczyć.

8. Prawa autorskie opisujesz jako „wszystkie”, bez ustalenia potrzeb

Zamawiasz fotografie lub identyfikację wizualną. Planujesz wykorzystać materiały w internecie, na opakowaniach i w drukowanych katalogach. Umowa zawiera ogólne zdanie o przeniesieniu praw, ale nie daje jasnej odpowiedzi, które sposoby korzystania uzgodniono.

Art. 41 ust. 2 prawa autorskiego wskazuje, że przeniesienie praw lub licencja obejmują pola eksploatacji wyraźnie w nich wymienione. Nie oznacza to obowiązku mechanicznego przepisania ustawowych nazw. Sąd Najwyższy w wyroku z 14 października 2021 r., IV CSKP 44/21, dopuścił ustalanie zakresu pól na podstawie wykładni umowy, z uwzględnieniem ochrony twórcy. Wykładnia nie służy jednak dopisywaniu treści, których strony nie uzgodniły. [2, 4]

Wątpliwości co do zakresu praw mogą więc oznaczać spór o legalność konkretnego wykorzystania, konieczność dodatkowych uzgodnień albo ograniczenie kampanii. Im większy budżet wdrożenia, tym bardziej kosztowne może być odkrycie, że zakup nie obejmował potrzebnego sposobu eksploatacji.

9. Płacisz za projekt, ale nie dochowujesz formy przeniesienia praw

Ustalenia zapadają e-mailem. Wykonawca przekazuje pliki, wystawia fakturę, a firma płaci. Obie strony mówią o sprzedaży praw autorskich, lecz nie zawierają umowy w wymaganej formie.

Art. 53 prawa autorskiego przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności dla umowy przenoszącej autorskie prawa majątkowe. Równoważna jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym — art. 78¹ KC. Zwykła wiadomość e-mail albo wklejony obraz podpisu nie zapewniają tego skutku. [1, 2]

Zapłata nie naprawia automatycznie braku formy. Firma może korzystać z materiałów, nie będąc nabywcą praw, których nabycie zakładała. Ewentualne istnienie licencji i jej zakres wymagają odrębnej oceny. Ma to znaczenie także przy przekazywaniu materiałów kolejnemu wykonawcy lub zapewnianiu klienta, że firma może przenieść na niego określone prawa.

10. Kupujesz licencję na znak, ale nie zapewniasz wyłączności

Płacisz za możliwość używania marki i inwestujesz w jej promocję. Zakładasz, że w uzgodnionym obszarze tylko Twoja firma będzie mogła z niej korzystać. Umowa nie określa jednak wyłączności.

Art. 163 ust. 1 Prawa własności przemysłowej odsyła przy licencji na znak towarowy m.in. do art. 76 ust. 1–4. Brak zastrzeżenia wyłączności pozwala co do zasady udzielać licencji również innym osobom oraz korzystać ze znaku samemu uprawnionemu. Umowa licencyjna wymaga przy tym formy pisemnej pod rygorem nieważności. [3]

Wysoka opłata licencyjna nie zastępuje wyłączności. Inna firma może zgodnie z prawem uzyskać dostęp do tej samej marki. Trzeba określić zakres licencji, obszar, towary lub usługi, dozwolone sposoby używania znaku i zasady korzystania przez licencjodawcę. Każdy z tych elementów wpływa na rzeczywistą wartość uzyskanego uprawnienia.

Analiza i przygotowanie umowy do negocjacji

Obsługa obejmuje ocenę projektu z perspektywy interesów Twojej firmy oraz — zależnie od uzgodnionego zakresu — przygotowanie zmian i udział w negocjacjach.

W wariancie obejmującym poprawki otrzymujesz dokument z proponowanymi zmianami oraz zwięzłe wyjaśnienie kwestii wymagających decyzji biznesowej. Najważniejsze ryzyka i rekomendacje przedstawiam z uwzględnieniem sposobu realizacji współpracy.

Zakres analizy, termin i wynagrodzenie ustalam po poznaniu rodzaju umowy, jej objętości oraz etapu rozmów z kontrahentem. Pierwszy kontakt służy ustaleniu potrzebnych materiałów i warunków zlecenia.

Zakres analizy i poprawienia umowy

Tekst dotyczy przede wszystkim typowych umów w profesjonalnym obrocie. Odrębnej oceny wymagają m.in. transakcje z konsumentami i przedsiębiorcami korzystającymi w danej umowie z ochrony konsumenckiej.